Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, в обязанности работодателя входит возмещение транспортных расходов в командировке. При этом служебной командировкой считается поездка с целью выполнения задания вне места постоянной работы. То есть, если работа сотрудника сопряжена с постоянными разъездами, это не будет расцениваться как командировка.
Рассмотрим, какие расходы на проезд в командировке должны компенсироваться в обязательном порядке и как это правильно сделать.
Какие расходы на транспорт в командировке компенсируются
Прежде всего, работодатель должен возместить стоимость билетов до места назначения и обратно. Это могут быть билеты на следующие виды транспорта:
- Воздушный транпорт (перелет в салоне эконом-класса);
- Железнодорожный транспорт (проезд в купе в скором поезде, проезд в метро);
- Автомобильный транспорт (кроме такси);
- Водный транспорт (проезд в каюте 5 уровня морского судна, каюте 3 класса речного судна, каюте 1 класса на паромной переправе).
Помимо этого, согласно Положению о служебных командировках, работодателю необходимо оплатить проезд сотрудника на транспорте общего пользования до станции, пристани или аэропорта и обратно, если они находятся за чертой города.
Также компенсируются расходы на проезд в общественном по городу во время командировки, связанные с выполнением служебного задания (например, проезд от гостиницы до места проведения мероприятия или деловой встречи). При этом проезд на такси возмещается только по предварительному согласованию с работодателем.
Оплата транспортных расходов в командировке
Оплата проезда в командировке производится за счет авансовых средств, выданных сотруднику перед поездкой.
После возвращения из командировки сотрудник обязан в течение трех дней предоставить авансовый отчет с указанием статей расхода, в том числе на транспорт. К отчету необходимо приложить билеты, чеки и квитанции, чтобы документально подтвердить свои расходы.
Все подтвержденные транспортные расходы подлежат компенсации, которая не облагается НДФЛ. В случае, если сотрудник по какой-то причине не предоставил подтверждающие документы (потерял или забыл взять квитанцию),
проезд компенсируется по минимальному тарифу.
В случае служебной поездки на личном автомобиле сотруднику компенсируются расходы на бензин и техническое обслуживание — также на основании чеков.
В случае зарубежной поездки сотруднику дополнительно возмещаются траты на оформление визы, медицинской страховки и иные обязательные платежи.
Источник: www.onetwotrip.com